Fünf Tipps für den erfolgreichen Einstieg in die Prozessoptimierung

Um im stärker werdenden Wettbewerb mitzuhalten, die time-to-market neuer Produkte zu minimieren oder sich schnell an Veränderungen des Unternehmensumfelds anzupassen, gewinnt eine prozessorientierte Unternehmensorganisation immer mehr an Bedeutung. Denn nur wer seine Prozesse im Detail kennt, kann Optimierungspotentiale erkennen und sich schnell an Veränderungen anpassen. Grundlage hierfür ist eine saubere Dokumentation der Unternehmensprozesse. Doch wo beginnt man und was sollte man beachten? Mit diesen fünf Tipps gelingt der Einstieg.

Betrachte deine Prozesse immer End-to-End

Beginnen wir mit dem Rahmen. Prozesse, die an Funktionsgrenzen enden, sind eine Abbildung von funktionalen Silos, die als Grundlage einer Prozessoptimierung nutzlos sind. Um alle Abhängigkeiten und Schnittstellen zu erkennen, sollten Prozesse daher immer End-to-end betrachtet werden. Definiere dazu zuerst den Werttreiber deines Prozesses. Ist dieser gefunden, schaue dir an, wann er als erstes in deinem Unternehmen auftritt und wann er es als Prozessergebnis wieder verlässt.

Verinnerliche den Grundsatz: Aller Nutzen geht vom Kunden aus

Wer ist eigentlich dein Kunde, wer muss am Ende glücklich sein mit dem Ergebnis deines Prozesses? Vorsicht: Kunden eines Prozesses können auch interne Kunden sein, bei Personalprozessen zum Beispiel der Mitarbeiter. Wenn du ihn gefunden hast, ist das nur der erste Teil. Nun wird es kompliziert, denn er wird dir nicht sagen, was er genau braucht. Du musst ihn unterstützen. Teile dafür das Ergebnis in möglichst kleine und vorstellbare Elemente. Versuche nun im Interview die Elemente zu identifizieren, die einen Kundennutzen erzeugen.

Nur wer den Prozess ausführt, kennt den Ansatz für den optimalen Ablauf

In einer Prozessoptimierung gibt es neben dem Kunden genau drei Rollen. Prozessbeteiligte bringen das Wissen über den Ablauf und dessen aktuelle Engpässe ein. Sie sind direkt betroffen und schwanken in der Regel zwischen Detailversessenheit, Aufbruchstimmung und Angst um das eigene Wissen sowie um den eigenen Arbeitsplatz. Rolle zwei sind die Umsetzer der Optimierung. Sie stammen nur teilweise aus den Reihen der Prozessbeteiligten. Sie sind somit nicht in jedem Fall direkt betroffen. Sie gilt es zu überzeugen, ohne die subjektive Note des Beteiligten in den Vordergrund zu stellen. Der Moderator als dritte Rolle hat die Aufgabe, zwischen den beiden Gruppen zu vermitteln, denn Unabhängigkeit und Objektivität sind Grundvoraussetzung für valide Ergebnisse. Dazu gelangt er nur durch Empathie und eine vertrauensvollen Atmosphäre.

Alles digital ist gar nicht phenomenal

Du hast den Prozessrahmen definiert, weißt was dein Kunde will, hast den Prozess mit den Beteiligten definiert und nun muss die digitale Lösung her. Falsch! Objektivität heißt auch, Prozesskennzahlen zu erheben: sowohl quantitative Zahlen wie Dauer, Erwartungswert, Abweichungen, Medienbrüchen und Durchlaufzahlen als auch qualitative Zahlen wie den Einfluss menschlicher Lösungskompetenz oder die IT-Affinität der Beteiligten. Starte mit einem Waste-Walk, um alle eliminierbaren Prozessschritte aus Kundensicht zu streichen. Bewerte nun anhand der Kennzahlen, wo und in welchem Umfang eine Digitalisierung Sinn macht. Du wirst feststellen, dass sich durch organisatorische Maßnahmen, die Reduzierung von Medienbrüchen und die Standardisierung von Übergabeformaten an Schnittstellen schnelle Optimierungen erzielen lassen, bevor du überhaupt eine Digitalisierungsmaßnahme angestoßen hast.

Prozesse gehören nicht in die Schublade

Wenn du die ersten vier Schritte befolgt hast, konntest du sicher erste Erfolge erzielen. Nachhaltig werden diese Schritte jedoch erst, wenn Sie regelmäßig durchlaufen werden. Prozesse kennen nämlich kein Optimum, sondern können nur von zwischenzeitlichem Ideal-Zustand zu einem neuen Ideal-Zustand weiterentwickelt werden. Das heißt, die ersten Schritte müssen in die Unternehmens-DNA übernommen werden und zur Routine werden. Das funktioniert auf zwei Ebenen. Erstens müssen Erfolge transparent dargestellt werden, um die Motivation auch zukünftig zu sichern. Zweitens bedarf das Thema Prozessoptimierung einer zentral zuständigen Rolle, deren Kernaufgabe es ist, Moderator und Multiplikator zu sein. Erfahrungsgemäß sind für Organisationen unter 200 Mitarbeitern externe Lösungen praktikabler als der Aufbau einer eigenen Einheit. Der Unterstützungsaufwand nimmt von Ideal-Prozess zu Ideal-Prozess bzw. Optimierungszyklus zu Optimierungszyklus immer weiter ab bis zu einem (fast) selbsttragenden System.