Zusammenarbeit mit Office 365 – so gelingt die Einführung

„Office 365? – Das ist doch wie Office, nur in der Cloud, stimmt´s?“ Ein Trugschluss: Office 365 begründet eine neue Form der Bürozusammenarbeit, doch viel zu oft betrachten Unternehmen den Umstieg vorwiegend als reines IT-Projekt. Dabei es geht bei Office 365 um viel mehr. Aber wie gelingt der Umstieg und was gilt es neben der IT-Umstellung zu beachten?   

Bei Office 365 handelt es sich um ein mächtiges Produktivitätsfundament, dass umfassende Lösungen für die Zusammenarbeit in Teams, die persönliche Arbeitsorganisation sowie umfangreiche Business-Lösungen enthält. Insbesondere die Einführung der enthaltenen Collaboration-Tools, etwa Teams, Planner und One Note, sollte gut durchdacht werden.  

Die Ausrichtung schärfen

Empfehlenswert ist es, die Einführung von Office 365 als integriertes Projekt zu betrachten, dass neben Aspekten der Softwareeinführung auch die Anforderungen der Organisation (Strukturen und Prozesse) sowie der Kultur (Führung und Kommunikation) berücksichtigt. Ausgangspunkt sollte jedoch zunächst die Betrachtung aus strategischer Sicht sein. Hier gilt es vor allem, die Einsatzmöglichkeiten der vielfältigen Office 365-Tools und deren Mehrwert für die IT- und Kommunikationslandschaft des Unternehmens zu betrachten.  

Das Business in den Vordergrund stellen: An Geschäftsprozessen arbeiten

Ist das geschehen, eignet sich die prozessuale Betrachtung als praktischer Ansatz, um sich den Anforderungen der verschiedenen Handlungsfelder zu nähern. Wie die einzelnen Tools des Office 365-Paketes arbeiten, lernt sich am besten beim Experimentieren. Dafür empfiehlt sich ein kleines Team in einem abgrenzbaren Bereich des Unternehmens. Wählen Sie bewusst einen Prozess aus, der viele Kommunikationsschnittstellen hat. Besprechen und visualisieren Sie diesen Prozess mit dem Team. Im Anschluss markieren Sie, an welchen Stellen Office 365-Tools zum Einsatz kommen können. Damit kann das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten gemeint sein, die Erstellung von Aufgaben im Planner oder die Kommunikation in Teams. 

Die Teammitglieder lernen, an welchen Stellen ihres Prozesses die neue Technologie zum Einsatz kommt. Aufkommende Probleme können direkt an den einzelnen Tätigkeiten festgemacht werden. Vor dem Start sollte im Team festgelegt werden, wie lange die Testphase andauern soll. Daily Standup-Meetings regen einen gegenseitigen Austausch zu den täglichen Erfahrungen, möglichen Hindernissen und deren Lösungsansätzen an und stärken das Gemeinschaftsgefühl.  

Chancen nutzen durch Reflexion

Im abschießenden Review der Testphase werden anhand des Prozesses der Verlauf des Tests und die eingetretenen Veränderungen besprochen. Quick Wins können sofort etabliert sowie etwaige notwendige Anpassungen initiiert werden. Wertvoll ist daneben die Durchführung einer Retrospektive, bei der das Team zunächst den eigenen Entwicklungsprozess sowie die Zusammenarbeit reflektiert. Anhand der dabei aufgestellten Thesen für zugrundeliegende Ursachen der Probleme können Maßnahmen entwickelt werden, die den laufenden Entwicklungsprozess verbessern. Gleichzeitig erhält man Impulse zur Optimierung der Bereiche Strukturen, Führung und Kommunikation.  

Office 365 erzeugt nur dann einen betriebswirtschaftlichen Mehrwert, wenn es unter optimalen Bedingungen genutzt werden kann. 

Jedes Einsatzfeld ist individuell

Zusammengefasst ist die Office 365-Einführung als Dreigespann der folgenden Handlungsfelder für eine ganzheitliche Digitalisierungsmaßnahme zu betrachten: 

Technologisch sollte Office 365 optimal auf relevante Use Cases des Unternehmens angepasst sein. Das heißt, dass es keine Anwendungen gibt, die die Mitarbeiter nicht anzuwenden wissen, oder die eine hohe Schnittmenge mit bereits bestehenden anderen Tools haben. 

Organisatorisch sollte Office 365 als Tool eingeführt werden, das in die Regeln, die Strukturen und die Prozesse des Unternehmens passt. 

Kulturell sollte Office 365 als gern genutztes Mittel zum Zweck für vernetztes Arbeiten gefördert werden. 

Doch Vorsicht: Ein einmaliger, gelungener Durchlauf ist nicht als eine Blaupause anzusehen, die auf das gesamte Unternehmen ausgerollt werden kann. Die technischen, organisatorischen und kulturellen Handlungsfelder müssen in jedem Bereich neu erörtert werden. Das einmalige Vorgehen dient nur einem Einstieg in die Office 365-Welt und sensibilisiert die Organisation.