Zusam­men­ar­beit mit Office 365 – so gelingt die Ein­füh­rung

„Office 365? – Das ist doch wie Office, nur in der Cloud, stimmt´s?“ Ein Trug­schluss: Office 365 begrün­det eine neue Form der Büro­zu­sam­men­ar­beit, doch viel zu oft betrach­ten Unter­neh­men den Umstieg vor­wie­gend als rei­nes IT-Pro­jekt. Dabei es geht bei Office 365 um viel mehr. Aber wie gelingt der Umstieg und was gilt es neben der IT-Umstel­lung zu beach­ten?   

Bei Office 365 han­delt es sich um ein mäch­ti­ges Pro­duk­ti­vi­tätsfunda­ment, dass umfas­sende Lösun­gen für die Zusam­men­ar­beit in Teams, die per­sön­li­che Arbeits­or­ga­ni­sa­tion sowie umfang­rei­che Busi­ness-Lösun­gen ent­hält. Ins­be­son­dere die Ein­füh­rung der ent­hal­te­nen Col­la­bo­ra­tion-Tools, etwa Teams, Plan­ner und One Note, sollte gut durch­dacht wer­den.  

Die Aus­rich­tung schär­fen

Emp­feh­lens­wert ist es, die Ein­füh­rung von Office 365 als inte­grier­tes Pro­jekt zu betrach­ten, dass neben Aspek­ten der Soft­ware­ein­füh­rung auch die Anfor­de­run­gen der Orga­ni­sa­tion (Struk­tu­ren und Pro­zesse) sowie der Kul­tur (Füh­rung und Kom­mu­ni­ka­tion) berück­sich­tigt. Aus­gangs­punkt sollte jedoch zunächst die Betrach­tung aus stra­te­gi­scher Sicht sein. Hier gilt es vor allem, die Ein­satz­mög­lich­kei­ten der viel­fäl­ti­gen Office 365-Tools und deren Mehr­wert für die IT- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­land­schaft des Unter­neh­mens zu betrach­ten.  

Das Busi­ness in den Vor­der­grund stel­len: An Geschäfts­pro­zes­sen arbei­ten

Ist das gesche­hen, eig­net sich die pro­zes­suale Betrach­tung als prak­ti­scher Ansatz, um sich den Anfor­de­run­gen der ver­schie­de­nen Hand­lungs­fel­der zu nähern. Wie die ein­zel­nen Tools des Office 365-Pake­tes arbei­ten, lernt sich am bes­ten beim Expe­ri­men­tie­ren. Dafür emp­fiehlt sich ein klei­nes Team in einem abgrenz­ba­ren Bereich des Unter­neh­mens. Wäh­len Sie bewusst einen Pro­zess aus, der viele Kom­mu­ni­ka­ti­ons­schnitt­stel­len hat. Bespre­chen und visua­li­sie­ren Sie die­sen Pro­zess mit dem Team. Im Anschluss mar­kie­ren Sie, an wel­chen Stel­len Office 365-Tools zum Ein­satz kom­men kön­nen. Damit kann das gemein­same Arbei­ten an Doku­men­ten gemeint sein, die Erstel­lung von Auf­ga­ben im Plan­ner oder die Kom­mu­ni­ka­tion in Teams. 

Die Team­mit­glie­der ler­nen, an wel­chen Stel­len ihres Pro­zes­ses die neue Tech­no­lo­gie zum Ein­satz kommt. Auf­kom­mende Pro­bleme kön­nen direkt an den ein­zel­nen Tätig­kei­ten fest­ge­macht wer­den. Vor dem Start sollte im Team fest­ge­legt wer­den, wie lange die Test­phase andau­ern soll. Daily Stan­dup-Mee­tings regen einen gegen­sei­ti­gen Aus­tausch zu den täg­li­chen Erfah­run­gen, mög­li­chen Hin­der­nis­sen und deren Lösungs­an­sät­zen an und stär­ken das Gemein­schafts­ge­fühl.  

Chan­cen nut­zen durch Refle­xion

Im abschie­ßen­den Review der Test­phase wer­den anhand des Pro­zes­ses der Ver­lauf des Tests und die ein­ge­tre­te­nen Ver­än­de­run­gen bespro­chen. Quick Wins kön­nen sofort eta­bliert sowie etwaige not­wen­dige Anpas­sun­gen initi­iert wer­den. Wert­voll ist dane­ben die Durch­füh­rung einer Retro­spek­tive, bei der das Team zunächst den eige­nen Ent­wick­lungs­pro­zess sowie die Zusam­men­ar­beit reflek­tiert. Anhand der dabei auf­ge­stell­ten The­sen für zugrun­de­lie­gende Ursa­chen der Pro­bleme kön­nen Maß­nah­men ent­wi­ckelt wer­den, die den lau­fen­den Ent­wick­lungs­pro­zess ver­bes­sern. Gleich­zei­tig erhält man Impulse zur Opti­mie­rung der Berei­che Struk­tu­ren, Füh­rung und Kom­mu­ni­ka­tion.  

Office 365 erzeugt nur dann einen betriebs­wirt­schaft­li­chen Mehr­wert, wenn es unter opti­ma­len Bedin­gun­gen genutzt wer­den kann. 

Jedes Ein­satz­feld ist indi­vi­du­ell

Zusam­men­ge­fasst ist die Office 365-Ein­füh­rung als Drei­ge­spann der fol­gen­den Hand­lungs­fel­der für eine ganz­heit­li­che Digi­ta­li­sie­rungs­maß­nahme zu betrach­ten: 

Tech­no­lo­gisch sollte Office 365 opti­mal auf rele­vante Use Cases des Unter­neh­mens ange­passt sein. Das heißt, dass es keine Anwen­dun­gen gibt, die die Mit­ar­bei­ter nicht anzu­wen­den wis­sen, oder die eine hohe Schnitt­menge mit bereits bestehen­den ande­ren Tools haben. 

Orga­ni­sa­to­risch sollte Office 365 als Tool ein­ge­führt wer­den, das in die Regeln, die Struk­tu­ren und die Pro­zesse des Unter­neh­mens passt. 

Kul­tu­rell sollte Office 365 als gern genutz­tes Mit­tel zum Zweck für ver­netz­tes Arbei­ten geför­dert wer­den. 

Doch Vor­sicht: Ein einma­li­ger, gelun­ge­ner Durch­lauf ist nicht als eine Blau­pause anzu­se­hen, die auf das gesamte Unter­neh­men aus­ge­rollt wer­den kann. Die tech­ni­schen, orga­ni­sa­to­ri­schen und kul­tu­rel­len Hand­lungs­fel­der müs­sen in jedem Bereich neu erör­tert wer­den. Das ein­ma­lige Vor­ge­hen dient nur einem Ein­stieg in die Office 365-Welt und sen­si­bi­li­siert die Orga­ni­sa­tion.