Mit agilem Prozessmanagement in der VUCA-Welt bestehen

Unter dem Begriff Prozessmanagement verstehen nicht wenige ein starres Korsett an Prozessdokumentationen, die bis ins letzte Detail jeden Handgriff regeln. Damit verbunden ist ein einmaliger Kraftaufwand, um jeden einzelnen Prozess zu definieren. Die erstellten „Schaltpläne“ verschwinden danach für lange Zeit in der Schublade und werden erst wieder hervorgeholt, wenn jemand danach verlangt oder wenn mal wieder das nächste Effizienzprogramm vor der Tür steht. Einerseits lässt sich die Sinnhaftigkeit eines solchen rein dokumentarischen Prozessmanagements grundsätzlich hinterfragen, andererseits hat dieses Vorgehen mit Agilität wenig zu tun. 

Warum sollte Prozessmanagement agil werden?

Wir leben in einem Umfeld, das sich mit dem Akronym VUCA umreißen lässt. VUCA steht für Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität – vier Faktoren, die in einem Maße zunehmen, das keine Zeit für lange Entscheidungsprozesse oder detaillierte Pläne für die mittel- bis langfristige Zukunft bleibt. Für Unternehmen heißt das, sich ständig neu erfinden zu müssen und in seinen Prozessen und Strukturen flexibel zu sein. 

Die Lösung ist die „Agilisierung“ des Prozessmanagements. Dabei geht es darum, die Vorteile des klassischen Prozessmanagements mit agilen Methoden zusammenzuführen. Die oben umrissene, einmalige Kraftanstrengung pro Prozess wird in der agilen Variante durch mehrere kleinere, zeitlich beieinander liegende Aktivitäten ersetzt.

Im ersten Schritt wird dazu, wie im klassischen Prozessmanagement, der IST-Zustand des Prozesses erhoben. Dabei ist es entscheidend das der Prozess end-to-end, beispielsweise von der Kundenanfrage bis zur Lieferung des Produktes, betrachtet wird. Im nächsten Schritt wird der Idealzustand des Prozesses definiert. Dieser sollte frei von jeder Verschwendung sein und aus Kundensicht ausschließlich wertschöpfende Aktivitäten enthalten. In der Realität wird dieser Zustand in den wenigsten Fällen erreicht, er dient als übergeordnetes Ziel und damit Ansporn für Verbesserungen.

Inkrementelle Schritte zur Prozessoptimierung

Es gilt nun festzustellen, welche Maßnahmen nötig sind, um das Ideal zu erreichen. Dies gelingt nur mit Teamwork, wobei die Prozess- und Schnittstellenbeteiligten und der Prozessmanager zusammenspielen. Letzterer fungiert als methodischer Champion, der die Beteiligten bestmöglich unterstützt um schnell einen effizienten Prozess zu definieren und umzusetzen. Er nimmt dabei mit allen gemeinsam den Prozess auf, erhebt Prozesskennzahlen, bindet Kunden- und Lieferanten ein und erfasst alle Verbesserungsideen. Die Priorisierung ist Aufgabe der Beteiligten: Sie bewerten, welche der mit Effizienzpotentialen hinterlegten Ideen den größten Nutzen bringen. Im Sinne der Fokussierung sind dabei nur so viele Maßnahmen auszuwählen, das diese binnen drei bis höchstens sechs Monaten umgesetzt werden können. Für den Prozess bedeutet dies, dass ein erster Soll-Zustand festgelegt wurde.

Stetige Überprüfung und Aktualisierung des Idealzustandes

Für die Umsetzung sind die Prozessbeteiligten verantwortlich. Der Prozessmanager überwacht den Fortschritt und unterstützt auch hier methodisch. Mit Ablauf des Zeitraums beginnt ein neuer Zyklus. Erneut wird geprüft, ob der Idealzustand aufgrund veränderter Rahmenbedingungen angepasst werden muss. Erneut werden Maßnahmen priorisiert, um weitere Hemmnisse auf dem Weg zum Ideal zu beseitigen. Auch der Zeitraum für die zweite Umsetzungsrunde sollte identisch sein. So entwickelt sich der Prozess über diverse kleine Soll-Zustände immer weiter in Richtung Idealzustand, wobei dieses Ziel im Zeitverlauf flexibel bleibt.

Dieses Vorgehen eignet sich speziell für Prozesse, die einer hohen Volatilität unterworfen sind und setzt voraus, dass die Prozessbeteiligten eigenverantwortlich über Verbesserungsmaßnahmen entscheiden dürfen.

Was bleibt ist ein Prozessmanagementsystem, dass weiterhin regelbasiert ist, jedoch auf schneller Anpassung beruht. Der Prozess wird damit zum wichtigen Arbeitsinstrument und hat keinen Grund, in einer Schublade einzustauben.