Digi­tal Work­place – der ver­netzte Arbeits­platz

Das Coro­na­vi­rus ver­än­dert zuse­hends den Arbeits­all­tag. Viele Unter­neh­men haben der­zeit noch kein trag­fä­hi­ges Home-Office Kon­zept und müs­sen nun die Wei­chen für stand­ortu­n­ab­hän­gi­ges Arbei­ten stel­len, um lang­fris­tig pro­duk­tiv zu blei­ben. Wie das mit Micro­soft Teams gelin­gen kann und auf was man ach­ten sollte, erfah­ren Sie in unse­rem Anwen­der­be­richt.

Grund­vor­aus­set­zung für ein stand­ortu­n­ab­hän­gi­ges Arbei­ten ist der Digi­tal Work­place. Des­sen Grund­ge­danke ist es, alle tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten aus­zu­schöp­fen, um damit die Basis für den digi­ta­len Arbeits­platz zu stel­len. Mit­ar­bei­te­rIn­nen eines Unter­neh­mens kön­nen so mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren, sich ver­net­zen und zusam­men­ar­bei­ten.

Als Team arbei­ten wir bereits seit eini­gen Jah­ren im Digi­ta­len Work­place und nut­zen die­sen sowohl für die Zusam­men­ar­beit im Team, als auch mit unse­ren Kun­den.

„Eine ideale Basis für unse­ren digi­ta­len Arbeits­platz bil­det ‚Micro­soft Teams‘. In ‚Teams‘ haben wir eine vir­tu­elle Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zen­trale für unsere Team­ar­beit gefun­den. Das in Office 365 inte­grierte Tool eig­net sich her­vor­ra­gend als Schalt­zen­trale für die über­grei­fende Pro­jekt­ar­beit und für die gegen­sei­tige Unter­stüt­zung im Tages­ge­schäft. Damit bie­tet uns das Sys­tem eine Platt­form für zeit‑, orts- und gerä­te­un­ab­hän­gi­ges Arbei­ten sowie die Bün­de­lung von Infor­ma­tio­nen. Mit Chat-Room und Chat-Ver­läu­fen bezieht ‚Micro­soft Teams‘ jeden Ein­zel­nen von uns aktiv ins Gesche­hen ein. Für das ganze Team sicht­bare Tea­m­un­ter­hal­tun­gen wie auch pri­vate Unter­hal­tun­gen sind mög­lich. Dank der naht­lo­sen Inte­gra­tion mit Skype kön­nen wir uns zusätz­lich in einer Audio- oder Video­kon­fe­renz ganz ein­fach aus­tau­schen. Mit ‚Teams‘ kön­nen wir aber nicht nur Auf­ga­ben gemein­sam und trans­pa­rent lösen, durch die hür­den­lose Kom­mu­ni­ka­tion las­sen sich sogar bestehende Silos kna­cken und Ideen för­dern.“

Hen­rike Gra­de­hand, Junior­be­ra­te­rin bei MGMTree

„Kon­kret zur Zusam­men­ar­beit mit Kol­le­gen hilft mir bei der Koor­di­nie­rung mei­nes Pro­jekts das Kol­la­bo­ra­ti­ons­tool ‚Plan­ner‘. Es hilft mir, die klei­nen Auf­ga­ben mei­ner Pro­jekt­schwer­punkte schnell zu erfas­sen, Mit­wir­kende ein­zu­la­den, eine Check­liste zur Erfül­lung zu erstel­len und Auf­ga­ben zu ter­mi­nie­ren. Es geht mir nichts durch die Lap­pen, da mich der ‚Plan­ner‘ per E‑Mail an meine über­fäl­li­gen Auf­ga­ben erin­nert. Auch der Frage „Wo finde ich die Doku­mente?“ kann hier vor­ge­beugt wer­den, da an jede Auf­gabe Links oder Dateien ange­fügt wer­den kön­nen. Ein Kom­men­tar­feld ermög­licht eine auf­ga­ben­spe­zi­fi­sche Kom­mu­ni­ka­tion, die Ver­wir­run­gen und Miss­ver­ständ­nisse wei­test­ge­hend aus­schließt. Die­ses Tool hält mir den Kopf frei und hilft mir bei mei­nem Pro­jekt-Zeit­ma­nage­ment.“

Katja Walt­her, Pro­jekt- und Netz­werk­ma­na­ge­rin bei MGMTree

Sowohl das Auf­ga­ben­ma­nage­ment­tool Plan­ner als auch wei­tere Micro­soft-Lösun­gen wie One­Note und Share­Point las­sen sich in Teams inte­grie­ren, sodass man auf eine zen­trale Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­form für das rei­bungs­lose Inter­agie­ren, Pla­nen und Zusam­men­ar­bei­ten in dezen­tral ver­teil­ten Pro­jekt­teams zurück­grei­fen kann. In Anbe­tracht der jet­zi­gen Situa­tion, bie­tet Micro­soft seine Platt­form Teams bis 2021 kos­ten­los an. Das Orga­ni­sa­ti­ons-Tool ‚Plan­ner‘ lässt sich zudem 30 Tage kos­ten­los tes­ten.

Aus der Viel­zahl von Tools das Rich­tige für das eigene Team aus­wäh­len

Für eine rei­bungs­lose und vir­tu­elle Team­ar­beit gibt es natür­lich zahl­rei­che Alter­na­ti­ven. Beliebt sind zum Bei­spiel Asana in Ver­bin­dung mit Slacks, die Tool­welt von Atlas­sian, Base­camp und Jive. Letzt­end­lich muss jedes Team selbst ent­schei­den, wel­ches Tool am bes­ten zu den indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen passt. Über­le­gen Sie sich dafür im ers­ten Schritt genau, wofür Sie die Anwen­dung benö­ti­gen und bege­ben Sie sich erst dann auf die Suche nach geeig­ne­ten Soft­ware­lö­sun­gen.

Auch bei Soft­ware gilt: Weni­ger ist mehr

Auch wenn Sie von vie­len Tools begeis­tert sind, bege­hen Sie nicht den Feh­ler, zu viele Tools auf ein­mal zu ver­wen­den: Prü­fen Sie vor­her genau, was wofür ver­wen­det wer­den soll und füh­ren Sie Ihr Team dann Schritt für Schritt an die neuen Werk­zeuge heran. Ani­mie­ren Sie Ihre Mit­ar­bei­ter mög­lichst dazu, diese kon­se­quent zu nut­zen. Viele Too­l­an­bie­ter stel­len kos­ten­lose Test­ver­sio­nen und  Schu­lun­gen zur Ver­fü­gung, die Sie bei der Ein­füh­rung unter­stüt­zen.

Naht­lose Inte­gra­tion ver­schie­de­ner Tools erleich­tert die Nut­zung

Bei Kol­la­bo­ra­ti­ons­werk­zeu­gen soll­ten Sie dar­auf ach­ten, dass sich die ein­zel­nen Anwen­dun­gen naht­los inte­grie­ren las­sen. So ver­hin­dern Sie läs­ti­ges dop­pel­tes Anmel­den und dop­pelte Daten­hal­tung. Zudem ist wich­tig, Daten­schutz und IT-Sicher­heit der Anwen­dun­gen im Blick zu behal­ten.

In unse­rem nächs­ten Blog­bei­trag erfah­ren Sie, wie Sie Online­be­spre­chun­gen erfolg­reich durch­füh­ren.

Blei­ben Sie gesund und bei guten Kräf­ten!

Ihr Team der MGMTree

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