Wie Sie mit einer orga­ni­sier­ten Rück­kehr die Grund­lage für eine neue Arbeits­rea­li­tät schaf­fen und Ihr Unter­neh­men pro­duk­ti­ver gestal­ten

Seit nun mehr fünf Wochen befin­den wir uns im Aus­nah­me­zu­stand – Im Home Office erle­ben wir eine Digi­ta­li­sie­rung im Zeit­raf­fer und haben uns mitt­ler­weile mit den uns zur Ver­fü­gung ste­hen­den Mit­teln in unse­rem neuen Arbeits­all­tag orga­ni­siert. Fünf Wochen, in denen wir die­sen außer­ge­wöhn­li­chen Zustand in eine neue Rou­tine ver­wan­delt haben. Bli­cken wir noch einige Zeit nach vorn, dann müs­sen wir uns mit der Rück­ab­wick­lung die­ses Zustands beschäf­ti­gen.  

Stel­len wir uns vor, die­ser Tag, an dem wir in unser Büro zurück­ge­kehrt sind, ist bereits heute. Wenn wir dann zurück­bli­cken, haben Ihre Mit­ar­bei­ter eine mehr­wö­chige Wei­ter­bil­dung „on-the-job“ im selbst­or­ga­ni­sierten Arbei­ten durch­lau­fen. Bereits in den ers­ten Tagen der mobi­len Arbeit haben sie geliebte Son­der­pro­zesse, die bis­her unum­stöß­lich erschie­nen (weil his­to­risch so gewach­sen), hin­ter sich gelas­sen. Füh­rungs­kräfte haben bereit­wil­lig jeder Ver­än­de­rung zuge­stimmt, die sich eig­nete, um die Kern­pro­zesse des Unter­neh­mens irgend­wie am Lau­fen zu hal­ten. Noch viel mehr: Sie haben Ihre Mit­ar­bei­ter sogar bestärkt, neue Lösun­gen zu fin­den. Ein Change-Pro­zess wie aus dem Lehr­buch.  

Doch schon nach eini­gen Tagen der Home Office-Eupho­rie kehrte Ruhe ein. Die Abläufe im neuen All­tag haben sich ein­ge­spieltTeams traten nur noch spo­ra­disch vir­tu­ell in Kon­takt oder trafen sich auf einen vir­tu­el­len Kaf­fee. Die Eupho­rie der ers­ten Stunde war auf­ge­braucht, jeder kämpfte gegen die soziale Iso­la­tion. Infor­ma­ti­ons­asymmetrien bil­de­ten sich her­aus, jeder kon­zen­trierte sich auf seine eige­nen Auf­ga­ben und sehnte die Rück­kehr ins Büro her­bei.  

Wenn wir uns jetzt zurück­be­sin­nen, dass wir eben gerade noch nicht wie­der im Büro sit­zen, son­dern immer noch im ver­ord­ne­ten Homeoffice, dann stel­len wir fest, dass wir gerade genau an die­sem Punkt ste­hen. Mit Mit­ar­bei­tern, die in den letz­ten Wochen sehr viel über Change Manage­ment, Pro­zess­di­gi­ta­li­sie­rung und das New Work gelernt haben, aber nur noch wenig Moti­va­tion für krea­tive Ideen und Ver­än­de­run­gen haben.  

An dem Tag unse­rer Rück­kehr stellt uns genau das vor eine Her­aus­for­de­rung: Die neu erlern­ten Fähig­kei­ten und Pro­zesse sollten best­mög­lich in den “alten” All­tag inte­griert wer­den und kön­nen so neue Arbeits­rou­ti­nen gestal­ten, die über dem Niveau der Vor-Corona-Zeit lie­gen (Abb. 1). Doch es besteht die Gefahr eines Jojo-Effekts – also einer Rück­be­sin­nung auf alte Abläufe, die frü­her funk­tio­niert haben.  

Wie ver­hin­dern Sie den Jojo-Effekt, um das Gelernte in den neuen Post-Corona-Arbeits­all­tag zu inte­grie­ren?

Wenn wir uns die Ver­än­de­rung des Pro­duk­ti­ons­ni­veaus in der Gra­fik (Abb. 1) anschauen, hin­ter­lässt die Krise bei den meis­ten Unter­neh­men einen tiefen Ein­schnitt, der auf feh­lende Ver­füg­bar­keit von Mit­ar­bei­ter­res­sour­cen oder schlicht auf nicht oder erschwert durchführ­bare Pro­zesse beruht. Einer wirt­schaft­li­chen Erho­lung vor­aus­ge­setzt, sind zwei Ent­wick­lun­gen denk­bar: Die erste Vari­ante ist die Erholung des Pro­duk­ti­ons­ni­veaus auf Vor­kri­sen­ni­veau, ohne die Lernerfolge Ihrer Mit­ar­bei­ter zu nut­zenIm Gegen­satz dazu steht die zweite Vari­ante: Diese geht davon aus, dass Sie genau diese Lern­er­folge nut­zen und die Pro­duk­ti­vi­tät durch die gezielte Orga­ni­sa­tion der Rück­kehr stei­gern. 

Das Wich­tigste für letzt­ge­nannte Mög­lich­keit vorab: Diese geord­nete Rück­kehr sollte bereits jetzt vor­be­rei­tet wer­den. 

Abbil­dung 1: Ver­än­de­rung des Pro­duk­ti­ons­ni­veaus im Zeit­ver­lauf

Gestärkt aus der Krise

Um einen über­dau­ern­den Ver­än­de­rungspro­zess auf­recht zu erhal­ten, muss die­ser mode­riert und kom­mu­ni­ziert wer­denAnleh­nun­gen sind im Gart­ner Hype Cycle zu fin­dender sich zu einem Home Office Hype Cycle (Abb. 2) anpas­sen lässt. Nach der anfäng­li­chen Eupho­rie zum selbst­or­ga­ni­sier­ten und digi­ta­len Arbei­ten wird der Tag kom­men, an dem Rou­tine ein­setzt. Hier gilt es, anzu­set­zen und erst zu enden, wenn die Rück­kehr voll­stän­dig abge­schlos­sen ist. Ab dem Zeit­punkt der Rou­tine wird die Moti­va­tion für Ver­än­de­run­gen aus dem Home Office sin­kenDie Fall­höhe haben Sie jedoch in der Hand.  

Abbil­dung 2: Home Office Hype Cycle [Eigene Dar­stel­lung in Anleh­nung an den Gart­ner Hype Cycle]

In der ers­ten Phase soll­ten Sie auf die Inten­si­vie­rung von Feed­back und die Ein­bin­dung Ihrer Mit­ar­bei­ter set­zenGerade jetzt, in der sozia­len Iso­la­tion, ist eine inten­sive Kom­mu­ni­ka­tion und der Aus­tausch mit ande­ren Berei­chen rele­vant. So beu­gen Sie Infor­ma­ti­ons­schief­stän­den vor und stei­gern neben­bei die Moti­va­tion, wenn Sie die zur Ver­fü­gung ste­hen­den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel effek­tiv ein­set­zen. Ach­ten Sie in Ter­mi­nen auf eine gute Mode­ra­tion, die alle Betei­lig­ten ein­be­zieht.  

Dane­ben ist es wich­tig, Feed­back­ka­näle zu eta­blie­ren: Wenn es im Home Office brennt, müs­sen Mit­ar­bei­ter wis­sen, dass sie trotz räum­li­cher Iso­la­tion nicht allein gelas­sen wer­den und schnell und ein­fach Hilfe erhal­ten.  

Ideen für den neuen Arbeits­all­tag sam­meln und Ver­än­de­rungs­pro­zesse pla­nen

nd die Grund­la­gen geschaf­fen, ist es an der Zeit, sich mit der Zukunft zu beschäf­ti­gen. Es gilt, eine Per­spek­tive zu ent­wi­ckeln, die Mit­ar­bei­tern mit neu erwach­se­nem Wis­sen und Krea­ti­vi­tät ein Min­dest­maß an Sicher­heit bie­tet. Das lässt sich errei­chen, indem Sie bei­spiels­weise bereits jetzt Mit­ar­bei­ter­ideen sam­meln, die in der Post-Corona-Zeit den Weg in die neue Arbeits­rea­li­tät fin­den sol­len. Bei­spiele hier­für sind Ver­bes­se­rungs­ideen für Arbeits­ab­läufe oder Best Prac­tices aus dem Home Office, die sich eta­bliert haben. 

Viel­leicht fin­den Sie ja Punkte, die sich als kleine Ver­än­de­rungs­pro­jekte sofort umset­zen las­sen? Beach­ten Sie dabei nur, dass Sie die Betei­lig­ten dabei nicht über­for­dern. Denn im Span­nungs­feld zwi­schen ope­ra­tivem Geschäft und Zusatz­pro­jek­ten führt dies schnell zu Frus­tra­tionSo ist es bei­spiels­weise mit den Neu­jahrs­vor­sät­zen: Sie ste­cken sich hohe Ziele, blei­ben ein paar Tage am Ball – bis die ers­ten Hin­der­nisse Sie aus­brem­sen. Ihre Ziele sind mit Ihrem All­tag kol­li­diert. Den­ken Sie hier lieber in klei­nen Schrit­ten, soge­nann­ten Quick Wins, die Sie schnell erle­di­gen kön­nen, die eine wahr­nehm­bare Wir­kung haben und Sie für grö­ßere Ziele moti­vie­ren.  

Außer­dem benö­ti­gen Sie Auf­merk­sam­keit für den Ver­än­de­rungs­pro­zess. Dabei sind feste Zeit­räume und Ter­mine von Bedeu­tung. Stel­len Sie sich bild­lich ein Koor­di­na­ten­sys­tem aus X‑Achse „Wich­tige Auf­gabe, die uns vor­an­bringt“ und Y‑Achse „zeit­kri­ti­sche Auf­gabe“ vor. Ihre Her­aus­for­de­rung mit Ihrer Ver­än­de­rungs­maß­nahme ist esmög­lichst weit rechts oben zu lan­den und damit hoch prio­ri­siert zu wer­den.

Abb. 3: Prio­ri­sie­rung von Ver­än­de­rungs­maß­nah­men

Sie hal­ten die Ver­än­de­rungs­be­reit­schaft hoch, in dem Sie nach­ein­an­der kleine Ver­än­de­run­gen rea­li­sie­ren oder für die Zeit nach der Rück­kehr pla­nen. Ihre Mit­ar­bei­ter fin­den gerade unkon­ven­tio­nelle Lösun­gen für ihre eige­nen Arbeits­pro­zesse. Sor­gen Sie jetzt für einen bereichs­über­grei­fen­den Aus­tausch und nut­zen Sie die Chance, um Pro­zessbarrie­ren mit klei­nen Maß­nah­men auf­zu­bre­chen, die allen Betei­lig­ten in der aktu­el­len Kri­sen­si­tua­tion hel­fen. Neben den posi­ti­ven Effekten auf Ihre Arbeits­ab­läufe haben Sie so die Chance, Ihre Kos­ten zu sen­ken. 

Die Krise reflek­tie­ren

Nach der Rück­kehr lohnt es sich, sich Zeit zu neh­men, um gemein­sam mit Mit­ar­bei­tern die letz­ten Wochen zu reflek­tie­ren: Wel­che der neuen Tools und Abläufe haben sich eta­bliert und sol­len wei­ter genutzt wer­den? Ein geeig­ne­ter Pro­zess muss gefun­den wer­den, um diese in den (Büro-)All­tag zu inte­grie­ren. 

Als letz­ten Schritt gilt es, gesam­melte Maß­nah­men der ver­gan­ge­nen Wochen sowie aus der Reflek­tion erneut zu prio­ri­sie­ren und diese dann Schritt für Schritt umzu­set­zen.  

Schon gewusst? Das BMWi för­dert Bera­tungs­leis­tun­gen für KMU aktu­ell mit bis zu 4.000 Euro

Das BMWI för­dert aktu­ell Bera­tungs­leis­tun­gen für Corona-betrof­fene kleine und mitt­lere Unter­neh­men bis zu einem Bera­tungs­wert von 4.000 Euro ohne Eigen­an­teil. Gern unterstüt­zen wir Sie auf Ihrem indi­vi­du­el­len Weg der Rück­kehr und bei der Bean­tra­gung der För­de­rung. Schrei­ben Sie uns an inbox@mgmtree.de