Online-Mee­tings rich­tig umge­setzt: Erleich­te­rung statt Zeit­ver­lust

Schon zur klas­si­schen Bespre­chung mit phy­si­schem Kon­takt gibt es unzäh­lige Knigge-Regeln, damit die gemein­same Zeit effi­zi­ent und effek­tiv genutzt wer­den kann. Doch was ver­än­dert sich an die­sen Benimm-Regeln, wenn die Bespre­chung online statt­fin­det und die Teil­neh­mer seit Wochen von­ein­an­der iso­liert sind? Hier braucht es soziale Kom­pe­tenz, die leicht inte­griert wer­den kann. Wir zei­gen Ihnen den Weg zu neuen For­men der digi­ta­len Zusam­men­ar­beit, den wir bei MGMTree selbst erle­ben und reflek­tie­ren.

Die Bespre­chungs­un­ter­la­gen wur­den vor der Online-Bespre­chung aus­rei­chend lange zur Ver­fü­gung gestellt. Nur die rele­van­ten Teil­neh­mer sind ein­ge­la­den. Das Ziel der Bespre­chung ist allen klar. Soviel zu den übli­chen Vor­be­rei­tun­gen für eine Bespre­chung. Was ist nun neu bei Online-Bespre­chun­gen und was ist zu beach­ten bei einer fort­ge­schrit­te­nen Iso­la­tion der Teil­neh­mer?

Tech­nik­check vor der Online-Bespre­chung

Es gehen schnell mal 10 Minu­ten ins Land, wenn es noch tech­ni­sche Unklar­hei­ten oder Hür­den gibt. Am bes­ten vor­her einen Test mit Audio und Video machen. Viel­leicht ein­fach die Weich­zeich­nung des Hin­ter­grunds tes­ten, um Ablen­kung zu ver­mei­den. Bei grö­ße­ren Grup­pen ist es auch mög­lich, dass Tech­nik an Ihre Gren­zen gerät. Dann kann es hilf­reich sein, in den ers­ten Minu­ten abzu­klä­ren, ob alle die Kamera benö­ti­gen oder nur der, der spricht.

Kal­ku­lie­ren Sie mehr Zeit ein

Auch wenn die Tech­nik beim Check funk­tio­nierte, sollte ein Zeit­puf­fer für Sätze wie „Könnt ihr mich hören?“, „Könnt ihr mei­nen Bild­schirm sehen?“, „Du hast anschei­nend dein Mikro aus.“ ein­kal­ku­liert wer­den. In Zei­ten der Iso­la­tion dient die Online-Bespre­chung nicht nur zur Dis­kus­sion oder Ent­schei­dungs­fin­dung, son­dern auch zum Infor­ma­ti­ons­aus­tausch und der Ver­mitt­lung von Ver­bun­den­heit, die Sie mit ein paar net­ten per­sön­li­chen Wor­ten her­stel­len. Jeder kämpft gerade für sich allein und ist dank­bar über einen kur­zen Aus­tausch zur Situa­tion und eine Auf­lo­cke­rung des Gesche­hens.

Mode­rie­ren der Online-Bespre­chung

Nach einer kur­zen Nen­nung Webmeetingder Teil­neh­mer wird das direkte Anspre­chen mit Namen zum Mode­ra­ti­ons­in­stru­ment. Oft ist schwer erkenn­bar, ob jemand Luft holt, um etwas zu sagen oder jemand gemeint ist und gleich um ein State­ment gebe­ten wird. Daher ist die Mode­ra­tion von zuge­teil­ten Sprech­zei­ten sinn­voll, damit nicht nur die Lau­tes­ten zu Wort kom­men.

Sie wer­den nach der Bespre­chung nicht zusam­men den Raum ver­las­sen und auf dem gemein­sa­men Weg im Flur noch Fra­gen stel­len kön­nen. Des­halb emp­feh­len wir, am Ende der Bespre­chung klar und deut­lich Ver­ständ­nis­fra­gen zu klä­ren sowie sich auf ein wei­te­res Vor­ge­hen und Auf­ga­ben­ver­ant­wort­lich­kei­ten zu eini­gen.

Sie kön­nen die äuße­ren Ein­flüsse auf die ande­ren Teil­neh­mer nicht sehen, des­halb ist es legi­tim, ein Feed­back ein­zu­for­dern. Eini­gen Sie sich auf ein Signal für eine Wort­mel­dung, ein Feed­back wie zum Bei­spiel ein Emoji im Chat oder fra­gen Sie aktiv und kon­kret nach.

Nut­zen Sie die Digi­ta­li­sie­rung zur Trans­pa­renz

Ein gemein­sa­mer Arbeits­raum, wo die Doku­mente lie­gen, spart lange Erklä­run­gen. Wenn nun noch der Bild­schirm geteilt wird, um den inhalt­li­chen Erklä­run­gen zu fol­gen, ist der Weg zu einer effi­zi­en­ten und kon­struk­ti­ven Online-Bespre­chung geeb­net. Doch Ach­tung: Auf­räu­men nicht ver­ges­sen. Unor­dent­li­che, unüber­sicht­li­che Desk­tops gehö­ren nicht in ein pro­fes­sio­nel­les Mee­ting. Dazu zäh­len auch per­so­nen­be­zo­gene und ver­trau­li­che Daten.

Raum für soziale Kom­pe­tenz

Die ein­fachs­ten Höf­lich­keits­ge­bräu­che kön­nen das Stim­mungs­ba­ro­me­ter der Online-Bespre­chung len­ken. Des­halb haben wir die wich­tigs­ten Regeln für eine Online-Bespre­chung zusam­men­ge­stellt:
  • Vor­be­rei­tung: Stel­len Sie alle rele­van­ten Unter­la­gen vor der Bespre­chung fer­tig und stel­len Sie diese Ihren Teil­neh­mern zur Ver­fü­gung.
  • Mit­schrif­ten mit geteil­tem Bild­schirm des Mit­schrei­ben­den sind mög­lich, wenn alle Teil­neh­mer sich an dem Brain­stor­ming oder der Dis­kus­sion betei­li­gen. Jedoch ist das „Abar­bei­ten“ (z.B. Abha­ken von Lis­ten) am geteil­ten Bild­schirm in der Gruppe nicht zu emp­feh­len, da schon nach weni­gen Minu­ten die Kon­zen­tra­tion der Teil­neh­mer abschweift.
  • Pünkt­lich­keit: Ver­su­chen Sie, pünkt­lich zu sein. Eine kurze Ver­spä­tung kann erklärt wer­den und bekommt sicher auch Aner­ken­nung.
  • Kamera an: Wenn es mög­lich ist, sollte die Kamera ange­schal­tet wer­den. Ein Kame­ra­bild vom Gegen­über unter­stützt grund­le­gende Ver­hal­tens­re­geln wie Respekt, Rück­sicht, Dia­log und soziale Empa­thie. So kön­nen Sie sich etwas von der non-ver­ba­len Kom­mu­ni­ka­tion zurück­ho­len.
  • Ton aus: Schal­ten Sie den Ton nur ein, wenn Sie etwas zu sagen haben. Las­sen Sie ande­ren die Reak­ti­ons­zeit des Ant­wor­tens.
  • Aus­re­den las­sen.
  • Kurz­hal­ten: Die Auf­merk­sam­keits­spanne beim Blick auf den Bild­schirm ist kür­zer. Unser Tipp: Was in 60min nicht geklärt wer­den kann, sollte ver­tagt wer­den.
  • Digi­ta­les weg­drif­ten ver­mei­den: Schen­ken Sie Ihren Gesprächs­part­nern Ihre volle Auf­merk­sam­keit.
  • Lächeln: Ein Lächeln hört man auch am Tele­fon. Ohne Kör­per­spra­che und Mimik ist eine über­legte For­mu­lie­rung von Nöten, um nicht miss­ver­stan­den zu wer­den. Mit einem hör­ba­ren Lächeln ent­span­nen Sie ganz schnell ange­spannte Situa­tio­nen.
Grund­sätz­lich soll­ten die Inhalte für Online-Bespre­chun­gen auf maxi­mal zwei The­men fokus­siert wer­den, damit die Kon­zen­tra­tion der Teil­neh­mer nicht über­stra­pa­ziert wird. Fakt ist: eine Online-Bespre­chung ist anders als eine Prä­senz-Bespre­chung. Daher sollte sie auch anders geplant und durch­ge­führt wer­den, sonst wird sie schnell anstren­gend und eine Anein­an­der­rei­hung von Online-Bespre­chun­gen unzu­mut­bar. Abschlie­ßend ist fest­zu­hal­ten, dass Online-Bespre­chun­gen eine gute Mög­lich­keit für Brain­stor­ming und Dis­kus­sio­nen sind, jedoch das gemein­same Erar­bei­ten eine pro­fes­sio­nelle Füh­rung braucht. Eine Bespre­chung mit meh­re­ren Teil­neh­mern kann schon eine Her­aus­for­de­rung sein. Online-Bespre­chun­gen bei der nur zwei der mensch­li­chen Sinne bean­sprucht wer­den, sind noch her­aus­for­dern­der. Aber Online-Bespre­chun­gen hin­ter der „Corona-Maske“, bei denen die Teil­neh­mer unter Iso­la­tion lei­den, haben einen ganz eige­nen Cha­rak­ter. Es benö­tigt viel Fin­ger­spit­zen­ge­fühl, diese Arbeits­weise effi­zi­ent und effek­tiv zu gestal­ten.

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