Wechsel an der Spitze der MGMTree
mgmtree
7. März 2023
Unsere Geschäftsführerin Dr. Anna Walter nimmt nach vier erfolgreichen Jahren Abschied von der MGMTree und übergibt das Amt an Kevin Schönfelder.
Online-Meetings richtig umgesetzt: Erleichterung statt Zeitverlust
Schon zur klassischen Besprechung mit physischem Kontakt gibt es unzählige Knigge-Regeln, damit die gemeinsame Zeit effizient und effektiv genutzt werden kann. Doch was verändert sich an diesen Benimm-Regeln, wenn die Besprechung online stattfindet und die Teilnehmer seit Wochen voneinander isoliert sind? Hier braucht es soziale Kompetenz, die leicht integriert werden kann. Wir zeigen Ihnen den Weg zu neuen Formen der digitalen Zusammenarbeit, den wir bei MGMTree selbst erleben und reflektieren.
Die Besprechungsunterlagen wurden vor der Online-Besprechung ausreichend lange zur Verfügung gestellt. Nur die relevanten Teilnehmer sind eingeladen. Das Ziel der Besprechung ist allen klar. Soviel zu den üblichen Vorbereitungen für eine Besprechung. Was ist nun neu bei Online-Besprechungen und was ist zu beachten bei einer fortgeschrittenen Isolation der Teilnehmer?
Technikcheck vor der Online-Besprechung
Es gehen schnell mal 10 Minuten ins Land, wenn es noch technische Unklarheiten oder Hürden gibt. Am besten vorher einen Test mit Audio und Video machen. Vielleicht einfach die Weichzeichnung des Hintergrunds testen, um Ablenkung zu vermeiden. Bei größeren Gruppen ist es auch möglich, dass Technik an Ihre Grenzen gerät. Dann kann es hilfreich sein, in den ersten Minuten abzuklären, ob alle die Kamera benötigen oder nur der, der spricht.
Kalkulieren Sie mehr Zeit ein
Auch wenn die Technik beim Check funktionierte, sollte ein Zeitpuffer für Sätze wie „Könnt ihr mich hören?“, „Könnt ihr meinen Bildschirm sehen?“, „Du hast anscheinend dein Mikro aus.“ einkalkuliert werden. In Zeiten der Isolation dient die Online-Besprechung nicht nur zur Diskussion oder Entscheidungsfindung, sondern auch zum Informationsaustausch und der Vermittlung von Verbundenheit, die Sie mit ein paar netten persönlichen Worten herstellen. Jeder kämpft gerade für sich allein und ist dankbar über einen kurzen Austausch zur Situation und eine Auflockerung des Geschehens.
Moderieren der Online-Besprechung
Nach einer kurzen Nennung 
der Teilnehmer wird das direkte Ansprechen mit Namen zum Moderationsinstrument. Oft ist schwer erkennbar, ob jemand Luft holt, um etwas zu sagen oder jemand gemeint ist und gleich um ein Statement gebeten wird. Daher ist die Moderation von zugeteilten Sprechzeiten sinnvoll, damit nicht nur die Lautesten zu Wort kommen.
Sie werden nach der Besprechung nicht zusammen den Raum verlassen und auf dem gemeinsamen Weg im Flur noch Fragen stellen können. Deshalb empfehlen wir, am Ende der Besprechung klar und deutlich Verständnisfragen zu klären sowie sich auf ein weiteres Vorgehen und Aufgabenverantwortlichkeiten zu einigen.
Sie können die äußeren Einflüsse auf die anderen Teilnehmer nicht sehen, deshalb ist es legitim, ein Feedback einzufordern. Einigen Sie sich auf ein Signal für eine Wortmeldung, ein Feedback wie zum Beispiel ein Emoji im Chat oder fragen Sie aktiv und konkret nach.
Nutzen Sie die Digitalisierung zur Transparenz
Ein gemeinsamer Arbeitsraum, wo die Dokumente liegen, spart lange Erklärungen. Wenn nun noch der Bildschirm geteilt wird, um den inhaltlichen Erklärungen zu folgen, ist der Weg zu einer effizienten und konstruktiven Online-Besprechung geebnet. Doch Achtung: Aufräumen nicht vergessen. Unordentliche, unübersichtliche Desktops gehören nicht in ein professionelles Meeting. Dazu zählen auch personenbezogene und vertrauliche Daten.
Raum für soziale Kompetenz
Die einfachsten Höflichkeitsgebräuche können das Stimmungsbarometer der Online-Besprechung lenken. Deshalb haben wir die wichtigsten Regeln für eine Online-Besprechung zusammengestellt:
- Vorbereitung: Stellen Sie alle relevanten Unterlagen vor der Besprechung fertig und stellen Sie diese Ihren Teilnehmern zur Verfügung.
- Mitschriften mit geteiltem Bildschirm des Mitschreibenden sind möglich, wenn alle Teilnehmer sich an dem Brainstorming oder der Diskussion beteiligen. Jedoch ist das „Abarbeiten“ (z.B. Abhaken von Listen) am geteilten Bildschirm in der Gruppe nicht zu empfehlen, da schon nach wenigen Minuten die Konzentration der Teilnehmer abschweift.
- Pünktlichkeit: Versuchen Sie, pünktlich zu sein. Eine kurze Verspätung kann erklärt werden und bekommt sicher auch Anerkennung.
- Kamera an: Wenn es möglich ist, sollte die Kamera angeschaltet werden. Ein Kamerabild vom Gegenüber unterstützt grundlegende Verhaltensregeln wie Respekt, Rücksicht, Dialog und soziale Empathie. So können Sie sich etwas von der non-verbalen Kommunikation zurückholen.
- Ton aus: Schalten Sie den Ton nur ein, wenn Sie etwas zu sagen haben. Lassen Sie anderen die Reaktionszeit des Antwortens.
- Ausreden lassen.
- Kurzhalten: Die Aufmerksamkeitsspanne beim Blick auf den Bildschirm ist kürzer. Unser Tipp: Was in 60min nicht geklärt werden kann, sollte vertagt werden.
- Digitales wegdriften vermeiden: Schenken Sie Ihren Gesprächspartnern Ihre volle Aufmerksamkeit.
- Lächeln: Ein Lächeln hört man auch am Telefon. Ohne Körpersprache und Mimik ist eine überlegte Formulierung von Nöten, um nicht missverstanden zu werden. Mit einem hörbaren Lächeln entspannen Sie ganz schnell angespannte Situationen.
Sie und Ihr Team wollen ihr Knowhow im Umgang mit Online-Besprechungen verbessern?
Nutzen Sie unsere Schulungsangebote! Wir beraten Sie gern und helfen Ihnen, Ihren digitalen Weg zu finden.
Arbeitseinsatz für einen guten Zweck
Katja Walther
19. Juli 2022
Wir spenden unsere Schaffenskraft für einen Arbeitseinsatz zur Gartenpflege im Kinderhaus BLAUER ELEFANT.
Wir wünschen unserem Kollegen alles Gute!
Katja Walther
8. Juni 2022
Für seine weitere Berufsreise nach der MGMTree wünschen wir unserem Kollegen alles Gute und sagen: Danke, lieber Sebastian für die tolle Zusammenarbeit!