Die Zei­ten, in denen manu­elle Unter­schrif­ten oder auch mal tele­fo­nisch auf­ge­zeich­nete Zustim­mun­gen die ein­zi­gen rechts­kräf­ti­gen Frei­ga­be­for­men waren, sind spä­tes­tens mit den moder­nen Soft­ware­lö­sun­gen für digi­tale Signa­tu­ren vor­bei. Heute ste­hen Unter­neh­men eine Viel­zahl von Tool-Vari­an­ten zur Ver­fü­gung. Dem­entspre­chend groß sind auch die Unklar­hei­ten und Unsi­cher­hei­ten, wel­che Frei­ga­be­form im jewei­li­gen Pro­zess die rich­tige ist.

Klar ist aber auch: die zuneh­mende Digi­ta­li­sie­rung bie­tet große Chan­cen für schlan­kere und schnel­lere Pro­zesse. Dies gilt beson­ders vor dem Hin­ter­grund der – mit der Coro­na­pan­de­mie ver­mehrt Ein­zug gehal­te­nen – Arbeit im Home­of­fice. Zudem tra­gen Unter­neh­men heute mehr denn je Ver­ant­wor­tung für nach­hal­ti­ges Wirt­schaf­ten. An die­ser Stelle bie­ten digi­tale Frei­ga­ben zusätz­li­che Wege, um Res­sour­cen zu scho­nen – sei es indem Papier oder Co2 auf dem Weg zur Arbeit gespart wird.

VNG, ein Unter­neh­mens­ver­bund für Gas und Gas­in­fra­struk­tur mit über 20 Gesell­schaf­ten in Deutsch­land und Europa, hat daher ein „Trans­for­ma­ti­ons­cam­pus-Pro­jekt“ auf­ge­setzt. Ziel des Pro­jekts war es, bereichs- und gesell­schafts­über­grei­fend einen kla­ren Rah­men für den rich­ti­gen Ein­satz von digi­ta­len Frei­ga­be­tools zu schaffen.

Wie lief das Pro­jekt ab und wel­ches Ergeb­nis wurde erarbeitet?

Ein agi­les, cross-funk­tio­na­les Team hat in der ers­ten Pro­jekt­phase eine Viel­zahl prak­ti­scher Anwen­dungs­fälle iden­ti­fi­ziert und selek­tiert. Die gesam­mel­ten Anwen­dungs­fälle wur­den anschlie­ßend von den unter­neh­mens­in­ter­nen Fach­funk­tio­nen recht­lich und tech­no­lo­gisch bezüg­lich ihrer jeweils not­wen­di­gen Frei­ga­be­form ein­ge­ord­net. Grund­lage bil­de­ten dabei das gel­tende deut­sche Recht sowie die euro­päi­sche eIDAS Ver­ord­nung. Zudem fand ein Abgleich statt, wel­che tech­ni­schen Lösun­gen im Unter­neh­men bereits für elek­tro­ni­sche Frei­ga­ben zur Ver­fü­gung standen.

Zen­tral dabei war die Frage, wie es gelin­gen kann, dass alle die­je­ni­gen Per­so­nen, die eine Frei­gabe bzw. Unter­schrift benö­ti­gen, künf­tig mög­lichst schnell und ein­fach her­aus­fin­den kön­nen, wel­che digi­tale Lösung im kon­kre­ten Fall die pas­sende ist. Die Lösung sollte ein „Leit­fa­den für elek­tro­ni­sche Unter­schrif­ten“ bringen.

Wäh­rend Leit­fä­den im All­ge­mei­nen oft als sta­ti­sche PDF-Doku­mente bereit­ge­stellt wer­den, ent­schied sich das Pro­jekt­team, einen ande­ren Weg zu gehen und einen inter­ak­ti­ven Leit­fa­den zu ent­wi­ckeln. Die­ser Weg bie­tet zwei Vor­teile gegen­über einem klas­si­schen PDF:

1. Zwar ist die Dar­stel­lung von 50 ver­schie­de­nen Frei­ga­be­pro­zes­sen und ihrer jewei­li­gen Lösung inner­halb eines PDF-Doku­men­tes bei­spiels­weise über einer Tabelle dar­stell­bar – aber: dies ent­sprach nicht den Anfor­de­run­gen der Nut­zer an ein über­sicht­li­ches, ein­fa­ches Format.
2. In vie­len Unter­neh­men exis­tiert eine große Menge an Richt­li­nien und Über­sich­ten, wel­che bis­her in einem PDF-For­mat bereit­ge­stellt wer­den. Daher war die Sorge groß, dass der Leit­fa­den nicht die nötige Auf­merk­sam­keit und Nut­zer­freund­lich­keit erhält, die er benö­tigt – ein moder­ne­res, inter­ak­ti­ves Tool bie­tet hier deut­lich mehr Chancen.

Pro­jekt­er­geb­nis ist daher ein digi­ta­ler, inter­ak­ti­ver, cloud- und brow­ser­ba­sier­ter Leit­fa­den, mit dem alle die­je­ni­gen, die eine Frei­gabe bzw. Unter­schrift benö­ti­gen anhand weni­ger Klicks her­aus­fin­den kön­nen, wel­che digi­tale Lösung im kon­kre­ten Fall die pas­sende ist.

Wie genau funk­tio­niert der „inter­ak­tive Leit­fa­den für elek­tro­ni­sche Unter­schrif­ten“ ILEU?

ILEU ist im Kern eine eigen­stän­dige cloud­ba­sierte Anwen­dung inner­halb der Micro­soft Power Apps Platt­form. Die Anwen­dung ist unter Win­dows, IOS und Android glei­cher­ma­ßen nutz­bar. Dem Pro­jekt­team war es wich­tig, eine mög­lichst große Reich­weite sicher­zu­stel­len, da auch die Frei­ga­be­pro­zesse eine weit­ge­streute Anwen­der­ba­sis besitzen.

Ein­fach gesagt, han­delt es sich bei dem Leit­fa­den pri­mär um eine App, wel­che für jeden geprüf­ten Anwen­dungs­fall die Ant­wort nach der rich­ti­gen Frei­ga­be­form lie­fert. Der Nut­zer wird über Ober-Kate­go­rien zu spe­zi­el­len Anwen­dungs­fäl­len als ver­gleich­bare Bei­spiele geführt und erhält eine inter­ak­tive Aus­wahl von Lösun­gen und Tools. Die App ist in eine unter­neh­mens­in­terne Intra­net­seite ein­ge­bun­den, über die auch wei­tere Funk­tio­nen und Infor­ma­tio­nen rund um Digi­tale Unter­schrif­ten bereit­ge­stellt wer­den. Dazu gehö­ren zum Bei­spiel Ein­zel­prü­fun­gen von wei­te­ren, noch nicht ein­ge­ord­ne­ten Anwen­dungs­fäl­len oder auch Anlei­tun­gen zu den vor­ge­schla­ge­nen Lösun­gen sowie Good Prac­tice Bei­spiele für Pro­zesse rund um die Digitalisierung.

Die Nut­zung des Leit­fa­dens und das Befol­gen der dort vor­ge­schla­ge­nen Lösun­gen erhö­hen nicht nur die Trans­pa­renz und Pro­zess­si­cher­heit, son­dern haben auch das Ziel, die Auf­merk­sam­keit der Nut­zer auf die viel­fäl­ti­gen Mög­lich­kei­ten der Digi­ta­li­sie­rung zu len­ken.  Daher ent­hält der Leit­fa­den auch die Botschaft:

Befasst Euch mit Euren Pro­zes­sen! Hin­ter­fragt deren Nut­zen, Effek­ti­vi­tät und Effi­zi­enz, und zwar regel­mä­ßig! Über­legt dann, für wel­che Pro­zesse eine Digi­ta­li­sie­rung sinn­voll ist und setzt diese um. Eine erfolg­rei­che digi­tale Trans­for­ma­tion erhöht die Wahr­schein­lich­keit für die zukünf­tige Wett­be­werbs­fä­hig­keit des Unternehmens.

Um diese Ideen aktiv zu ver­an­kern und die Nut­zung und Nutz­bar­keit des Leit­fa­dens kon­ti­nu­ier­lich zu ver­bes­sern, wurde bei der Imple­men­tie­rung gro­ßer Wert auf die direkte Inter­ak­tion mit Fach­be­rei­chen gelegt. Im Vor­der­grund ste­hen dabei bei­spiels­weise die Vor­stel­lung des Leit­fa­dens ILEU in klei­nen Grup­pen mit der Mög­lich­keit für kon­krete Fra­gen sowie regel­mä­ßige Reviews und Feedbackrunden.

Frie­de­rike Schwalbe, Pro­jekt­team­mit­glied: „Die MGM­Tree hat das bereichs­über­grei­fende Team ins­be­son­dere bei der Orga­ni­sa­tion und Struk­tu­rie­rung des Pro­jek­tes unter­stützt. Anstatt uns mit pro­jekt­ad­mi­nis­tra­ti­ven und vor­be­rei­ten­den The­men zu beschäf­ti­gen, konn­ten wir uns auf die Ein­brin­gung unse­rer fach­li­chen Exper­tise kon­zen­trie­ren. Auch bei der Imple­men­tie­rung der App hat sich die Betei­li­gung der MGM­Tree als neu­tra­ler Pro­zess­be­glei­ter bewährt. Vie­len Dank für die ver­trau­ens­volle Zusammenarbeit.“